Giải mã cách quản lý thời gian hiệu quả của những người thành công

Quản lý thời gian có lẽ là chủ đề không mới. Đã được rất nhiều chuyên gia và người thành công chia sẽ. Mỗi người một bí quyết riêng, tuy nhiên chúng tôi đã cắt quỹ thời gian quý báu của mình. Đề cố gắng tham khảo hết một lượt và tổng hợp lại cho bạn đọc trên theant.work. Cách quản lý thời gian này cũng đang được đội ngũ The Ant chúng tôi áp dụng hàng ngày. Mong rằng nó giúp ích được cho các bạn có một công cụ quản lý thời gian hiệu quả như ý.

Một thực tế là các cộng cụ quản lý thời gian khá là nhiều. Và nhiều khi nó như một ma trận rời rạc. Chúng ta không biết ứng dụng nó vào thực tế công việc ra làm sao cho hợp lý? Câu hỏi đặt ra là:

1. Làm thế nào để phối hợp các công cụ quản lý thời gian cho hiệu quả

1.1 Làm việc có kế hoạch

Có nghĩ là bạn đừng bao giờ làm việc trong tình trạng thụ động. Nước đến chân mới nhảy. Bạn cần có kế khoạch tối thiểu là ngày mai bạn sẽ làm gì? Để hoàn thành một vài mục tiêu lớn đã đề ra trong tuần, tháng, quý, năm… mà bạn kỳ vọng, hoặc được giao phó.

Khi làm việc có kế hoạch bạn sẽ bắt đầu bằng liệt kê ra một list công việc cần làm. Và tiến hành quản lý chúng.

Bất cứ một việc mới phát sinh nào trong ngày, bạn đều có thể chen ngang vào list này. Tuy nhiên khi đã có kế hoạch tốt. Bạn sẽ dễ dàng sắp xếp và thực hiện chúng dễ dàng.

1.2 Đánh giá từng công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên hoàn thành chúng với: Ma trận Eisenhower hay Phương pháp 4D.

Chúng ta bị lãng phí thời gian là do tiêu tốn thời gian vào những việc không quan trọng cũng chẳng khẩn cấp. Cần đánh giá và sắp xếp thứ tự ưu tiên hoàn thành cho từng công việc cụ thể trong ngày. Chúng ta có thể sử dụng công cụ đơn giản kinh điển nhất là ma trận Eisenhower. Hoặc sau này được chi tết hóa hơn với tên gọi phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer.

phuong phap 4d

Do (làm): Nếu công việc nằm ngay trước mặt bạn và nó quan trọng, thì làm ngay đi. Chỉ đơn giản là vậy.

Dump (từ bỏ): Rất đơn giản, đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa, điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể.

Delegate (Giao việc): Nếu công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn bạn, hãy giao việc cho người đó ngay.

Defer (hoãn lại): Bạn không làm việc đó ngay bây giờ được?. Hãy nhớ rằng hoãn lại công việc là lựa chọn cuối cùng của bạn. Nếu đống công việc hoãn lại đang tăng dần lên. Thì bạn cần phải quay lại và xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc).

Bí quyết ở đây là, chỉ tập trung giải quyết triệt để một việc trước khi chuyển sang việc tiếp theo. Hãy dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng nhất, những điều bạn nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu của mình.

1.3 Với mỗi công việc cụ thể cần thực hiện hãy ấn định thời gian hoàn thành cho nó: định luật Parkinson

Thời gian bị lãng phí rất nhiều cho từng việc. Và cộng thời gian lãng phí lại của nhiều việc trong ngày sẽ là một lượng thời gian cực kỳ lớn. Mỗi ngày bạn chỉ lãng phí 1 giờ. Có nghĩa là 1 năm bạn đã lãng phí 365h. Nó tương đương với 45 ngày làm việc. Đến đây bạn đã thấy nếu công việc dồn lại của 45 ngày. Mà cứ treo lơ lửng trên đầu bạn thì bạn không stress mới là chuyện lạ.

Để quản lý tốt thời gian cho từng việc nhỏ bạn cần chú ý định luật Parkinson. Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ lượng thời gian được ấn định cho nó. Do đó nếu bạn ấn định sai thời gian hoàn thành có thể gây áp lực. Nhưng nếu bạn ấn định dư quá nhiều thời gian sẽ gây lãng phí thời gian.

Đặc biệt nếu bạn không ấn định thời gian hoàn thành cho nó. Gân như công việc đó luôn nằm trong trạng thái chờ không bao giờ dc thực thi. Lúc này bạn và đội ngũ của mình dễ rời vào vô định và dễ bị các kẻ đánh cắp thời gian. Như: facebook, tiktok, film, truyện…. Tám chuyện hoặc các chuyện vô bổ chiếm hết thời gian.

2. Sử dụng các ứng dụng hoặc phần mềm quản lý thời gian

Hiện tại có rất nhiều ứng dụng giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Có nhiều ứng dụng có phí nhưng cũng có rất miễn phí mà bạn có thể sử dụng. Nhìn chung các ứng dụng đã phối hợp sẵn các công cụ quản lý thời gian và bạn chỉ sử dụng. Tuy nhiên mỗi ứng dụng có một triết lý quản lý thơi gian khác nhau.

Ưu điểm của dụng dụng ứng dụng hoặc phần mềm quản lý thời gian là. Giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về khối lượng công việc và hiệu quả quản lý thời gian của bạn.

Hơn nữa con người ta thường chỉ làm tuần tự từng công việc được mà gần như rất khó làm đa nhiệm một cách hiệu quả. Ứng dụng quản lý thời gian giúp bạn chèn các việc quan trọng vào kế hoạch công việc của bạn một cách nhanh chóng khoa học. Điều mà nếu bạn quản lý bằng giấy hay các phần mềm rất khó thực hiện.

Các ứng dụng thường nhắc nhở bạn thực hiện công việc tốt hơn, tránh sao nhãng. Bạn có thể quản lý thời gian cũng như toàn thể các dự án của mình theo thời gian thực rất trực quan.

Tải app The Ant Work để ứng tuyển ngay hoặc xem các tin tuyển dụng lân cận. Tìm kiếm và lựa chọn công việc phù hợp gần nhà ngay trên thiết bị di động của mình.

TẢI NGAY

Bình luận